Apprenti Assistant de direction et back office H/F

Description de l'entreprise

Nous vivons dans un monde qui a de plus en plus besoin que l’on prenne soin de ses ressources. Pour accompagner un développement harmonieux et durable de nos sociétés, satisfaire les besoins de tous, préserver nos modes de vie, lutter contre les effets du changement climatique. C’est là tout le sens de la mission de Veolia : Ressourcer le monde.

Dans le cadre de ses activités, Veolia recrute pour sa filiale Veolia Propreté Industries Services (VPIS) , spécialisée dans la gestion globale des déchets pour ses clients Grand Comptes (transport et traitement des déchets, assainissement industriel, logistique environnementale et maintenance industrielle). 

VPIS recherche, dès à présent, son ou sa futur(e) alternant(e) assistant(e) de direction et back office

Description du poste

Grâce à son expertise et son approche opérationnelle, l'assistante de direction et de back office interviendra en support de l’équipe de Direction et des opérationnels pour accompagner et vérifier certains processus support aux opérations.

L'apprenti(e) participera également à des missions administratives en support au service Ressources Humaines. 

Rattaché(e) à l'assistante de direction back office, vous assurez en collaboration avec votre tutrice, les missions suivantes : 

Secrétariat : 

• Gérer l'organisation des réunions et des séminaires 
• Gérer le courrier
• Assurer la réception des colis  et rangement des articles reçus
• Etablir les commandes de fournitures, des Equipements Individuels de Protection (EPI) et du parc informatique 
• Gerer la plateforme de réservation des déplacements (NEO) 
• Classement 
• Inventaire des stocks (EPI, Goodies, Fournitures...) 
• Office Management : centraliser les éventuels réclamations bureautiques, faire intervenir le service concerné 
• Réaliser divers travaux d'impression : photocopie, reliure, scan, plastification...

Parc Informatique et téléphonique : 

• Assurer le suivi du parc informatique : attribution de matériel pour les nouveaux arrivants, suivi des pannes, remplacement des outils informatiques en lien avec le service IT central. 
• Gérer  la téléphonie : Mise à jour des lignes téléphoniques, intervention code puk /pin, activation et/ou suppression des lignes. 
• Commander le matériel informatique et téléphonique
• Suivre les demandes d'intervention des opérationnels sur les différents sites de VPIS. 

Parc Auto : 

• Réceptionner et suivre les documents des nouveaux véhicules (en lien avec le service central) 
• Assurer le suivi des consommations mensuelles (badges télépéage, carburant...)

Nous vous proposons également de réaliser des missions opérationnelle RH  en lien avec la chargée des ressources humaines : 

Administration du personnel : 

- Gérer les entrées sorties en lien avec l'assistante de direction (avis d'arrivée, avis de sortie...)

- Participer à la consolidation des éléments variables de paie (absences, arrets maladie...) et saisie des éléments dans notre outil de gestion des temps et des activités (logiciel ADP) 

- Planifier les visites médicales et assurer la mise à jour du tableau 

- Enregistrer les visites médicales dans l'outil QHSE (Acciline) 

Formation : 

- Réceptionner et enregistrer les attestations de formation dans les dossiers des collaborateurs 

- Ajouter les formations en santé et sécurité sur l'outil QHSE (Acciline)

Qualifications

Votre profil ? 

Vous rechercher une alternance de 12 à 24 mois dans le cadre de formation à bac+2, type BTS Support à l'action Managériale, BUT Gestion des entreprises et des Administrations ou équivalent ? 

Rigoureux.se et autonome, vous êtes doté.e d'une grande capacité d'organisation et de gestion du temps. Vous souhaitez découvrir un poste opérationnel en lien direct avec nos sites industriel. 

D'un naturel optimiste, vous êtes curieux.se et dynamique et vous appréciez être en contact avec de multiples interlocuteurs. 

Vous avez le sens du service vis à vis de vos clients internes. Vous êtes reconnu(e) pour votre excellent relationnel ainsi que votre communication qui permettent de travailler en équipe. Nous attendons de vous de la discrétion sur les sujets.

Vous êtes capable de gérer plusieurs taches et missions en parralèle grâce à votre sens des priorités. Votre ouverture aux autres et votre polyvalence seront des clés dans votre réussite sur ce poste. 

Vous vous reconnaissez dans cette description ? N'hésitez pas à nous transmettre votre candidature. 

Informations supplémentaires

Ressources :

● Matériel : chromebook, téléphone portable
● Logiciels bureautique : Suite google

● Applications informatiques métiers

Vous pourrez également être amenée à vous déplacer ponctuellement sur les sites partenaires ou chez les sous traitant. Pour cela le permis B est nécessaire sur ce poste. 

Pourquoi nous rejoindre ?

Vous souhaitez, comme nous, préserver l'environnement !

Vous souhaitez intégrer un grand groupe expert dans la gestion de la gestion des déchets et de l'industrie et fortement impliqué dans la vie locale.

Vous pourrez bénéficier

•  du statut social du Groupe Veolia et de tous ses avantages (Actionnariat salarié, Tickets restau/paniers repas…)
• de possibilités d’évolution au sein du Groupe (Eau/Recyclage et valorisation des déchets/Énergie)
• d’une entreprise tournée vers la relation attentionnée envers ses collaborateurs et clients

La suite des événements ?

Notre service recrutement vous contactera pour échanger par téléphone sur votre parcours et parler plus en détail du poste et de vos envies. Par la suite, un entretien plus approfondi avec nos RH et  nos managers vous permettra de mieux vous projeter dans votre potentielle nouvelle expérience.

En tant qu'entreprise inclusive, Veolia s’engage pour la diversité et accorde la même considération à toutes les candidatures, sans discrimination. 

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