Asistente Administrativa Facturación

Videojet

Asistente Administrativa de Facturación | Santiago, Chile

Probablemente hayas comprado o utilizado esta semana un producto que pasó por tecnologías de Videojet. Videojet es líder mundial en soluciones de impresión, codificación y marcado industrial, utilizadas para imprimir información variable como fechas de vencimiento, lotes, códigos y datos regulatorios en productos de consumo, farmacéuticos, industriales y de otras industrias.

Como parte de Videojet y de la red global de Veralto, tendrás la oportunidad de integrarte a una compañía internacional, con foco en calidad, procesos, mejora continua y desarrollo profesional.

Lo que ofrecemos

• La oportunidad de integrarte a una compañía global líder en identificación, codificación y marcado industrial.

• Un rol clave dentro del equipo de Servicios, con impacto directo en los procesos de facturación y soporte a la operación.

• Modalidad híbrida, con días presenciales en oficina y días de trabajo remoto.

• Ubicación en Santiago, zona Macul.

• Un entorno dinámico, colaborativo y orientado a procesos.

• Exposición a procesos administrativos, de facturación, control documental y mejora continua.

• Participación en un equipo donde se valoran las ideas, la colaboración y la capacidad de proponer mejoras.

Acerca del rol

La persona seleccionada será responsable de apoyar los procesos administrativos y de facturación del área de Servicios, asegurando la correcta recepción, control, clasificación y seguimiento de la documentación necesaria para convertir los servicios realizados en procesos de venta y facturación.

El rol requiere una persona organizada, metódica, con buen manejo de Excel y Outlook, capacidad para trabajar bajo presión y alta orientación al cliente interno y externo. Esta posición interactúa constantemente con técnicos, supervisores, operaciones, finanzas y clientes, por lo que la comunicación clara, la flexibilidad y el trabajo en equipo son fundamentales.

En este rol, un día típico incluirá

• Recepcionar y controlar órdenes de compra de servicios con contrato y servicios correctivos.

• Recibir, controlar y clasificar órdenes de reparación.

• Armar carpetas en OneDrive para la carga de notas de venta y posterior facturación.

• Cargar notas de venta en Softland.

• Dar seguimiento al forecast del área.

• Realizar seguimiento y resolución de facturas rechazadas u observaciones en notas de venta.

• Descargar, revisar y analizar reportes de facturación.

• Preparar informes semanales sobre el estado de venta del sector.

• Cargar requerimientos en Softland.

• Mantener archivo y control de documentación administrativa.

• Brindar soporte a consultas y seguimiento con clientes internos y externos.

• Desarrollar y dar seguimiento a KPIs del área.

• Identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos y de facturación.

• Colaborar con distintas áreas para asegurar continuidad, trazabilidad y correcta ejecución del proceso.

Requisitos esenciales del puesto

• Experiencia previa en roles administrativos, facturación, back office, soporte administrativo, servicios, operaciones o áreas similares.

• Conocimientos en administración, contabilidad, facturación o procesos documentales.

• Manejo de Excel y Outlook, idealmente nivel intermedio/avanzado.

• Experiencia trabajando con sistemas administrativos, ERP o plataformas de gestión.

• Experiencia en atención a clientes internos y/o externos.

• Capacidad para trabajar bajo presión y manejar prioridades cambiantes.

• Buen trato interpersonal y comunicación clara.

• Disponibilidad para trabajar bajo modalidad híbrida en Santiago, zona Macul.

Será valorado contar con

• Experiencia en Softland.

• Experiencia en procesos de facturación de servicios.

• Experiencia con órdenes de compra, órdenes de reparación, notas de venta o documentación comercial.

• Experiencia en análisis de datos, reportes, indicadores o generación de KPIs.

• Experiencia en desarrollo o mejora de procesos.

• Experiencia en áreas de servicio técnico, operaciones, finanzas, administración o customer service.

• Conocimiento o experiencia previa con Oracle u otros ERP.

Competencias clave

• Organización y planificación.

• Proactividad.

• Adaptabilidad ante entornos cambiantes.

• Trabajo en equipo.

• Comunicación clara con clientes internos y externos.

• Inteligencia emocional.

• Flexibilidad.

• Sentido de urgencia.

• Orientación a procesos.

• Atención al detalle.

• Capacidad para compartir información y colaborar con otros.

• Capacidad para proponer mejoras, no solo identificar problemas.

• Buen manejo de presión y prioridades múltiples.

Los grandes desafíos del cargo son

• Asegurar que la documentación del servicio se procese correctamente para avanzar hacia facturación.

• Mantener trazabilidad y orden en un proceso con alto volumen de información.

• Coordinarse con técnicos, supervisores, operaciones y otras áreas para resolver pendientes.

• Manejar cambios, urgencias y prioridades propias de un entorno de servicio.

• Reducir errores u observaciones en notas de venta y facturas.

• Proponer mejoras en procesos actualmente manuales.

• Adaptarse a cambios de sistema y nuevas formas de trabajo.

• Contribuir a un equipo más colaborativo, transparente y orientado a soluciones.

Horario y modalidad

• Modalidad híbrida.

• Tres días presenciales en oficina.

• Jornada de lunes a viernes.

• Horario referencial: 8:30 a. m. a 6:00 p. m., sujeto a la jornada legal vigente en Chile.

Sobre Veralto

Videojet es parte de Veralto, una organización global enfocada en tecnologías esenciales para la calidad del producto y la protección de recursos vitales. Al unirte a Veralto, te integras a una red global de compañías con oportunidades de aprendizaje, desarrollo y crecimiento profesional.

At Veralto, we value diversity and the existence of similarities and differences, both visible and not, found in our workforce, workplace and throughout the markets we serve.  Our associates, customers and shareholders contribute unique and different perspectives as a result of these diverse attributes.
 

Unsolicited Assistance

We do not accept unsolicited assistance from any headhunters or recruitment firms for any of our job openings. All resumes or profiles submitted by search firms to any employee at any of the Veralto companies, in any form without a valid, signed search agreement in place for the specific position, approved by Talent Acquisition, will be deemed the sole property of Veralto and its companies. No fee will be paid in the event the candidate is hired by Veralto and its companies because of the unsolicited referral.