Dokumentenmanager

Overview

Bei Sisk schaffen wir Orte und Infrastruktur, die prägen, wie Menschen leben, arbeiten und sich vernetzen, heute und für zukünftige Generationen. Als familiengeführte, internationale Bau- und Ingenieurgruppe bieten wir sinnstiftende Karrieren in den Bereichen Hochbau, Infrastruktur, Bahn, Energie und Offsite-Fertigung in Irland, Großbritannien und Europa. Unsere Mitarbeitenden werden unterstützt, sich weiterzuentwickeln, Wirkung zu erzielen und Teil positiven Wandels zu sein. 

Der Document Controller ist verantwortlich für das Projekt-Dokumentenmanagementsystem und das digitale Baustellentool, setzt die Information-Management-Strategie um und bietet Schulungen sowie Unterstützung für Projektteams und Endnutzer. 

Die Rolle stellt sicher, dass alle Dokumente gemäß den Digital Project Delivery-Verfahren des Unternehmens sowie den Standards ISO 19650, BS 1192 und PAS 1192 empfangen, klassifiziert, geprüft und verteilt werden. 

Responsibilities

• Aufgaben: Dokumentenmanagement 

  • Eingehende und ausgehende Projektdokumentation validieren, prüfen und pflegen, einschließlich ordnungsgemäßem Eingang, Klassifizierung, Prüfung, Registrierung, Verteilung und Abruf 
  • Zentrale Baustellendateien, unkontrollierte Zeichnungen und Register einrichten und pflegen sowie Betriebs- und Wartungsunterlagen, Gesundheits- und Sicherheits-, Qualitäts-, Umwelt- und BCAR-Dateien zusammenstellen 
  • Änderungskontrollprozesse innerhalb der CDE konfigurieren und umsetzen 
  • Verteilungsmatrizen, Statusberichte und Workflows für Musterfreigaben, TQs, RFIs und andere berichtspflichtige Daten gemäß Projektanforderungen vorbereiten und konfigurieren 
  • An Projektbesprechungen teilnehmen, um das Projektteam und Stakeholder zu Dokumentations- und IM-Themen einzubinden 

  Kontinuierliche Verbesserung 

  • Verbesserungspotenziale, Abfallreduzierung und Risikominderung in Bezug auf Dokumentenmanagement und Informationsworkflows identifizieren 
  • Aufgaben anderer Document Controller bei Bedarf übernehmen, zum Beispiel während Urlaub oder Krankheit 
  • Den ISM bei der Einhaltung unternehmensweiter DPD-Verfahren und Standards unterstützen 

  Schulung und Support 

  • Schulungen für neue Nutzer von VFP und FV einzeln oder in Gruppen durchführen 
  • Als zentrale Ansprechperson für Support und Coaching von Projektnutzern agieren, einschließlich Kundenteams, Planungsteams, Nachunternehmern und Lieferkettenpartnern 
  • Bei der Entwicklung von Protokollen zur Dateibenennung und Workflows mit Unterstützung des Information Systems Manager mitwirken 
  • Projektteams kontinuierlich anleiten, um die strikte Einhaltung der DPD-Protokolle sicherzustellen 

Experience

Erfahrung: Erforderlich 

• Erfahrung in Projekten mit großen Daten- und Informationsmengen aus mehreren Quellen 
• Fähigkeit, effektiv mit allen Stakeholdern zu kommunizieren und diese zu DPD-Protokollen zu schulen 
• Erfahrung im Umgang mit multidisziplinären Planungsteams, Kundenteams, Nachunternehmern und Lieferkettenpartnern 
• Bereitschaft und Fähigkeit, andere zu schulen und zu betreuen 
• Kenntnisse von Dateibenennungskonventionen und Standards 
• Organisations-, Priorisierungs-, Multitasking- und Zeitmanagementfähigkeiten 
• Analytisches Denken, Sorgfalt und Eigenmotivation 
• Ausgezeichnete Fähigkeiten in der Dokumentenerstellung, Formatierung und Fehlerbehebung 

Wünschenswert 

• Interesse an Projektabwicklungsprozessen, Projektadministration und der weiteren Bauindustrie 
• Erfahrung im Infrastrukturbereich bevorzugt 

Qualifications

Qualifikationen: Erforderlich 

• Fortgeschrittene Kenntnisse der Microsoft Office Suite 
• Verständnis der Standards ISO 19650, BS 1192 und PAS 1192 

Qualifikationen: Wünschenswert 

• Erfahrung in der Konfiguration und Verwaltung von Systemen in Übereinstimmung mit ISO 19650 
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Field View, Dalux oder ähnlichen digitalen Baustellentools 

Additional Information

Was wir bieten 

• Wettbewerbsfähiges Gehalt 
• 26 Tage Jahresurlaub 
• Betriebliche Altersvorsorge 
• Umfassende Gesundheits-, Wohlbefindens- und Lifestyle-Unterstützung 
• Karriereentwicklungsmöglichkeiten 
• Und vieles mehr im Rahmen unseres Total-Rewards-Programms 

Unsere Mitarbeitenden und unser Recruitment Commitment 

• Bei Sisk Group stehen unsere Mitarbeitenden im Mittelpunkt unseres Erfolgs. Wir bieten die Möglichkeit, mit Sinn zu arbeiten, eine Karriere ohne Grenzen aufzubauen und Teil eines starken Teams zu sein. 
• Alle offenen Stellen werden direkt von unserem internen Recruitment Team betreut. Unaufgeforderte Kontaktaufnahmen oder spekulative Lebensläufe von nicht zugelassenen Agenturen werden nicht akzeptiert; Vermittlungsgebühren fallen nicht an. 
• Wir sind ein Arbeitgeber der Chancengleichheit. Wir begrüßen Bewerbungen aller qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten unabhängig von Geschlecht, ethnischer Herkunft, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung, Religion oder anderen geschützten Merkmalen. 
• Angemessene Anpassungen sind während des Recruitment-Prozesses möglich. 
• Wir wissen, dass fehlendes Selbstvertrauen oder das Imposter-Phänomen talentierte Kandidatinnen und Kandidaten davon abhalten kann, sich zu bewerben. Sie müssen nicht jedes Kriterium erfüllen. Ihre Fähigkeiten und Ihr Potenzial zählen. Halten Sie sich nicht zurück, wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. 
• Alle Recruitment-Unterlagen erfüllen die geltenden gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen, einschließlich der EU-Entgelttransparenzrichtlinie sowie der Equality Acts in Großbritannien und Irland.