Event and Technology Support Specialist

Job title: Event and Technology Support Specialist

Location: Ottawa, Ottawa

Employment Status: Full-Time Term Position (6 month term with the possibility of extension)

Closing Date: Open until filled

Internal/External Competition

About the AFN

The AFN is an advocacy organization that takes direction and fulfills mandates as directed by First Nations in-Assembly through resolutions. As a national advocacy organization for First Nations, the AFN seeks to advance First Nations Inherent and Treaty Rights through the development of policy, public education, and where applicable, the co-development of legislation to build First Nations capacity.

The AFN was created out of a desire among First Nations leadership for a strong and effective collective advocacy organization. From this, values such as respect for human rights, diversity, justice, and the sovereignty of each rights-holding First Nation guide the work of the organization.

Position Overview:

The Event and Technology Support Specialist is responsible for delivering high-quality technical support for AFN’s in-person and virtual events, online meetings, and technology platforms, including Zoom, Microsoft Teams, and SharePoint. The role also involves coordinating event logistics, managing databases, maintaining content on SharePoint, and producing technical documentation. The incumbent plays a key role in ensuring seamless technology operations, enabling staff and participants to engage effectively across platforms.

Key Responsibilities:

• Provide technical support for in-person and virtual events, including setup, testing, and troubleshooting of audio/visual (A/V) equipment.
• Support online meetings using Zoom and Microsoft Teams, including scheduling, monitoring, and real-time technical assistance.
• Liaise with event and meeting planners to assess and fulfill all technology requirements.
• Collaborate with external vendors and internal stakeholders to ensure successful execution of events.
• Manage, maintain, and update various internal databases, ensuring data integrity, accessibility, and accuracy.
• Oversee SharePoint sites: create and manage content, configure site settings, manage user permissions, and troubleshoot issues.
• Support document and data governance protocols in coordination with IT leadership.
• Develop and deliver training materials and sessions for end-users on relevant technologies and systems.
• Create and maintain technical documentation, including user guides and troubleshooting manuals.
• Provide responsive technical support and user assistance for event and IT-related requests.
• Support planning and execution of technology-related projects, including equipment upgrades and platform transitions.
• Track and reconcile event-related budgets and technology expenditures; recommend cost-saving measures where appropriate.
• Collect and analyze data on technology usage and event performance, preparing reports and insights for stakeholders.

Working Conditions:

• Occasional evening or weekend work required to support events and meetings.
• May involve on-call availability during major events or system transitions.
• Ability to lift and transport A/V equipment and peripherals.

Mental Demands:

• Frequent need for precision and focus when configuring systems or resolving live issues.
• Must manage shifting priorities and adapt to changing event logistics or technology environments.
• Resilience in high-pressure situations with strong commitment to service excellence.

Physical Demands:

• Primarily desk-based with extended periods using computers or video conferencing tools.
• Occasional physical tasks including setting up equipment or transporting devices.
• Involves some travel and event site preparation activities.

Who Can Apply?:

• Diploma or degree from a recognized post-secondary institution in Information Technology, Computer Science, or a related field. A combination of education, training, and/or experience may be considered.
• Minimum of 2 years of experience in technical support, event technology, or a related role.
• Experience with A/V equipment, Zoom, Microsoft Teams, databases, and SharePoint administration.
• Knowledge of basic project coordination, budgeting, and reporting tools.
• Experience delivering end-user training and creating technical documentation is an asset.
• Must hold a valid driver’s license and be available for travel to off-site events, including AFN’s satellite office in Cornwall, Ontario.

Diversity Statement 

Qualified persons of First Nations Ancestry will be given preference in accordance with s.16(1) of the Canadian Human Rights Act. 

Why Work with AFN?

At the Assembly of First Nations (AFN), we value our employees and are committed to fostering a supportive, engaging, and rewarding workplace. When you join our team, you’ll enjoy: 

• Employer-Paid Health Benefit Premiums – Comprehensive health, dental, and vision coverage for you and your family, with premiums fully paid by AFN. 
• Generous Pension Matching – A competitive pension plan with significant employer contributions to help you build your future. 
• Ample Vacation, Sick, and Personal Days – Generous vacation entitlements, paid sick leave, and personal days, plus additional non-legislative time off throughout the year. 
• Professional Development Support – Coverage for courses, certifications, and training to help you grow your skills and advance your career. 
• Wellness Funds – Annual funds you can use towards fitness, mental health supports, or other wellness-related expenses. 
• Modern, Central Location – Our bright, collaborative office is located in the Sun Life Building in downtown Ottawa, with Parliament LRT Station right in the building for an easy commute. 
• Convenient Amenities – Steps away from cafes, restaurants, and shops. 
• Meaningful Work – Be part of a national organization advocating for First Nations, making a positive difference for communities across Canada. 
• Collaborative & Inclusive Culture – Work alongside passionate, dedicated colleagues in a supportive and dynamic environment.

Accommodation Statement

The Assembly of First Nations (AFN) is dedicated to an inclusive selection process and work environment. If you require accommodation during the recruitment process, please advise the Human Resources representative when you are invited to meet regarding this employment opportunity.

While we appreciate all applications, only those candidates short-listed for an interview will be contacted.

AFN may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time.

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Titre du poste : Spécialiste du soutien technologique et évènementiel

Lieu : Ottawa, Ontario

Statut d’emploi : poste à temps plein à durée déterminée (contrat de 6 mois avec possibilité de prolongation)

Date limite : jusqu’à ce que le poste soit pourvu

Concours interne/externe

À propos de l’APN

L’APN est une organisation de défense des intérêts des Premières Nations, qui suit des directives et accomplit des mandats conformément aux résolutions adoptées par les Premières Nations-en-Assemblée. En tant qu’organisation nationale de défense des intérêts des Premières Nations, l’APN cherche à promouvoir les droits inhérents et issus des traités des Premières Nations par l’élaboration de politiques, la sensibilisation du public et, le cas échéant, l’élaboration conjointe de lois visant à renforcer les capacités des Premières Nations.

L’APN est née de la volonté des dirigeants des Premières Nations de se doter d’une organisation de défense des intérêts commune, forte et efficace. Des valeurs telles que le respect des droits de la personne, la diversité, la justice et la souveraineté de chaque Première Nation détentrice de droits guident le travail de l’organisation.

Aperçu du poste

Le ou la spécialiste du soutien technologique et évènementiel est chargé(e) de fournir un soutien technique de grande qualité pour les événements en présentiel et virtuels, les réunions en ligne et les plateformes technologiques (Zoom, Microsoft Teams, SharePoint) de l’APN. Le poste consiste également à coordonner la logistique des événements, à gérer des bases de données, à tenir à jour du contenu sur SharePoint et à produire de la documentation technique. Le ou la titulaire joue un rôle clé dans le bon fonctionnement des technologies, permettant ainsi au personnel et aux participants d’interagir efficacement sur toutes les plateformes.

 Principales responsabilités

• Fournir un soutien technique pour les événements en présentiel et virtuels, notamment l’installation, les tests et le dépannage de l’équipement audiovisuel.
• Assurer un soutien pour les réunions en ligne via Zoom et Microsoft Teams, notamment la planification, la supervision et l’assistance technique en temps réel.
• Assurer la liaison avec les organisateurs d’événements et de réunions afin d’évaluer et répondre à tous les besoins technologiques.
• Travailler en collaboration avec des fournisseurs externes et des parties prenantes internes afin d’assurer le bon déroulement des événements.
• Gérer, entretenir et tenir à jour diverses bases de données internes, tout en garantissant l’intégrité, l’accessibilité et l’exactitude des données.
• Superviser les sites SharePoint : créer et gérer du contenu, configurer les paramètres du site, gérer les autorisations d’utilisateurs et résoudre les problèmes.
• Soutenir les protocoles de gouvernance des documents et des données en coordination avec la direction des TI.
• Rédiger de la documentation de formation et préparer et dispenser des séances de formation destinées aux utilisateurs finaux, qui portent sur les technologies et les systèmes des TI concernés.
• Créer et tenir à jour de la documentation technique, y compris les guides d’utilisation et les manuels de dépannage.
• Fournir rapidement une assistance technique et une aide aux utilisateurs concernant les demandes liées aux événements et à l’informatique.
• Encourager la planification et l’exécution de projets liés aux technologies, y compris des mises à niveau d’équipement et des transitions de plateformes.
• Suivre et rapprocher les budgets liés aux événements et les dépenses technologiques; recommander des mesures de réduction des coûts le cas échéant.
• Recueillir et analyser des données sur l’utilisation des technologies et la performance des événements, et préparer des rapports et des analyses à l’intention des parties prenantes.

Conditions de travail

• Du travail en soirée ou le week-end est occasionnellement requis pour assurer le bon déroulement des événements et des réunions.
• Une disponibilité sur appel pourrait être requise lors d’événements majeurs ou de transitions de systèmes.
• Pouvoir soulever et transporter du matériel audiovisuel et des périphériques.

Exigences mentales

• Faire constamment preuve de précision et de concentration pour la configuration des systèmes ou la résolution des problèmes en temps réel.
• Savoir gérer des priorités évolutives et s’adapter à l’évolution de la logistique des événements ou des environnements technologiques.
• Faire preuve de résilience dans des situations très stressantes et s’engager à assurer l’excellence en matière de service.

Exigences physiques

• Travail de bureau principalement, comprenant de longues périodes d’ordinateur ou d’utilisation d’outils de visioconférence
• Tâches physiques occasionnelles, notamment l’installation d’équipements ou le transport d’appareils
• Quelques déplacements et quelques activités de préparation des lieux d’événement

Qui peut postuler?

• Diplôme d’un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu en technologies de l’information, en sciences informatiques ou dans un domaine connexe. Une combinaison d’études, de formation et/ou d’expérience pourrait être prise en considération.
• Au moins 2 années d’expérience dans le soutien technique, les technologies événementielles ou un poste similaire.
• Expérience dans l’utilisation d’équipements audiovisuels, des plateformes (Zoom, Microsoft Teams) et des bases de données ainsi que dans l’administration de SharePoint.
• Connaissance des outils de base de coordination de projets, de budgétisation et de production de rapports.
• Une expérience dans la formation d’utilisateurs finaux et la création de documents techniques serait un atout.
• Être titulaire d’un permis de conduire valide et être disponible pour se rendre à des événements hors site, y compris au bureau satellite de l’APN à Cornwall, en Ontario.

Énoncé relatif à la diversité

La préférence sera accordée aux personnes qualifiées d’ascendance des Premières Nations, conformément à l’article 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Pourquoi travailler pour l’APN?

À l’Assemblée des Premières Nations (APN), nous sommes conscients de l’importance de nos employés et nous sommes déterminés à maintenir un milieu de travail favorable, stimulant et gratifiant. En vous joignant à notre équipe, vous bénéficierez des avantages suivants :

• Primes d’assurance maladie payées par l’employeur – Une couverture complète des soins de santé, des soins dentaires et des soins de la vue pour vous et votre famille, dont les primes sont entièrement payées par l’APN.
• Un régime complémentaire de retraite généreux – Un régime de retraite compétitif avec des cotisations importantes de l’employeur pour vous aider à bâtir votre avenir.
• De nombreux jours de congé annuel, congé de maladie et congé personnel – Un congé annuel, un congé de maladie payé et un congé personnel généreux, ainsi que des jours de congé supplémentaires non prévus par la loi tout au long de l’année.
• Soutien au perfectionnement professionnel – Prise en charge de cours, de certifications et de formations pour vous aider à développer vos compétences et à progresser dans votre carrière.
• Fonds de mieux-être – Des fonds annuels que vous pouvez utiliser pour le conditionnement physique, un soutien en santé mentale ou d’autres dépenses liées au mieux-être.
• Emplacement central et moderne – Nos bureaux lumineux et collaboratifs sont situés dans l’édifice Sun Life, au centre-ville d’Ottawa. La station de train léger sur rail (TLR) Parlement est située dans l’édifice, ce qui facilite les trajets quotidiens.
• Commodités – À quelques pas des cafés, restaurants et magasins du centre-ville.
• Un travail enrichissant – Faites partie d’une organisation nationale qui défend les intérêts des Premières Nations et qui améliore le quotidien des communautés partout au Canada.
• Culture axée sur la collaboration et l’inclusion – Travaillez aux côtés de collègues passionnés et dévoués dans un environnement dynamique et solidaire.

Énoncé relatif à l’accommodement

L’Assemblée des Premières Nations (APN) s’engage à maintenir un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement, veuillez en informer l’agent(e) des ressources humaines au moment où un entretien vous sera proposé.

Toutes les candidatures sont les bienvenues, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes présélectionnées en vue d’une entrevue.

L’APN se réserve le droit d’annuler, de reporter ou de réviser les offres d’emploi à tout moment.