Gestionnaire Administratif de la Formation H/F

Vous cherchez un environnement professionnel stimulant basé sur l'autonomie et la confiance ?

Pennylane vous offre l'opportunité de grandir au sein d'une entreprise en pleine croissance.

Ici, votre expertise contribuera directement à aider les entrepreneurs à reprendre le contrôle de leurs finances. Découvrez un lieu où vos compétences seront valorisées et où vous pourrez façonner l'avenir de la gestion financière.

Notre vision

Notre ambition est de devenir le logiciel de pilotage financier préféré des PMEs européennes.

Nous aidons les entrepreneurs à se débarrasser des tâches chronophages liées à la comptabilité et à la finance, tout en leur donnant accès à des informations financières clés pour les aider à prendre les meilleures décisions pour leur entreprise.

Parallèlement, nous aidons les cabinets d'expertise-comptable, en leur permettant de passer moins de temps sur des tâches redondantes et répétitives, et plus de temps sur la partie conseil et accompagnement de leurs clients.

À propos de Pennylane

Pennylane est une des FinTech à la plus forte croissance en France, et souhaite bientôt adresser le marché européen.

En 5 ans d'existence, nous sommes parvenus à :

💻 Nous positionner sur le marché comme un éditeur de solution de comptabilité et de gestion financière innovant

💰 Lever un total de 400 millions d'euros, auprès d'investisseurs de renom, dont Sequoïa, le fonds phare de la Silicon Valley, connu pour avoir soutenu Google, Facebook, Airbnb, Stripe, Paypal et bien d'autres à leur début

👨‍👩‍👧‍👦 Passer de 7 cofondateurs à une équipe de 1000 collaborateurs, avec une note moyenne de 4,9/5 sur Glassdoor et 94% des évaluateurs Glassdoor qui recommanderaient PL à leurs proches!

🌍 Construire une équipe internationale composée de collaborateurs issus de 25 pays différents, avec une culture du télétravail très flexible

🤝 Gagner la confiance de milliers d'utilisateurs et obtenir d'excellents retours

🚀 Déjà plus de 900,000 TPE/PME et plus de 6000 cabinets d’expertise-comptable utilisent Pennylane en France !

Pourquoi ce rôle est-il si important chez nous ?

Ce rôle est central pour garantir la qualité et la fluidité de notre activité de formation. En assurant une gestion rigoureuse de la logistique, de l’administration et des outils, il permet aux formateurs de se concentrer sur la pédagogie et aux participants de vivre une expérience fluide et professionnelle.

L’impact attendu est direct :

• Assurer des formations bien organisées, sans friction

• Garantir la conformité aux exigences (notamment Qualiopi)

• Améliorer la satisfaction des apprenants et des intervenants

• Sécuriser les processus administratifs et financiers liés à la formation

C’est un poste clé pour soutenir la croissance de notre offre de formation et maintenir un haut niveau d’exigence opérationnelle.

Comment vas-tu contribuer au projet ?

En binôme avec une Training Administrator qui jouera un rôle central dans l’organisation et l’exécution de nos formations.

Tes contributions principales :

• Fluidifier l’expérience des participants, de l’inscription jusqu’au suivi post-formation

• Structurer et fiabiliser les processus administratifs et logistiques

• Assurer une coordination efficace avec l’équipe Trainer et les autres équipes en lien avec les formations

• Garantir la conformité documentaire et réglementaire (Qualiopi)

• Améliorer en continu les outils, les plannings et les méthodes de gestion

Quelles seront tes missions au quotidien ?

• Organiser la logistique des sessions de formation

• Gérer les inscriptions : collecte, suivi et mise à jour des bases de données

• Assurer la communication avec les participants (convocations, liens de connexions, informations)

• Coordonner les aspects administratifs et logistiques avec l’équipe trainer et les autres équipes en lien avec les formations

• Facturation des formations et suivi avec le service financier

• Préparer et maintenir les documents nécessaires à la certification Qualiopi

• Gérer les outils de formation en ligne (mise en place, support technique aux participants)

• Mettre à jour les calendriers, plannings et documents internes avec l’équipe trainer

Profil recherché

• Formation en administration, RH ou équivalent avec expérience de minimum 3 ans sur un poste similaire et une expérience obligatoire dans la gestion administrative de formations (volume important)

• Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités dans un environnement avec de multiples interlocuteurs

• Proactivité et capacité à résoudre des problématique rapidement

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Google Sheets, Notion, Slack…)

• Capacité à travailler en autonomie tout en étant un membre actif et collaboratif de l'équipe

• À l'aise dans un environnement qui évolue vite, avec plusieurs sujets à gérer en parallèle

• Sens du service et orientation client
  
  

Nice to have

• Capacité à gérer plusieurs tâches de façon simultané et de prioriser les urgences

• Connaissance des exigences de la certification Qualiopi

• Maîtrise d’outils comme Livestorm, SmartOF, Salesforce

• Expérience dans un environnement startup ou scale-up

Process de recrutement

• Premier échange visio avec une personne de notre équipe de recrutement - 30 min

• Entretien avec Anthony Callegari - Manager - 45min

• Entretien visio avec Laurence Petit - collègue de l'équipe - 45min

• Entretien final avec Tristan Lenoir - Directeur Partner Success - 45 min

🎁 Ce que l’on peut t'offrir :

🏥 Une mutuelle parmi les meilleures sur le marché (Alan Blue et Alan Mind)

🍜 Des tickets restaurants (Carte Swile)

🏝 Entre 6 et 12 jours de RTT supplémentaires aux 5 semaines de congés payés

🇬🇧 La possibilité de perfectionner ton anglais grâce à Busuu

🧑‍💻 Un budget dédié chaque mois pour tous nos Pennylaners, favorisant le travail depuis la maison ou en espace de coworking

🏢 Une facilité d’accès à nos bureaux, situés à quelques minutes de Saint Lazare en plein cœur de Paris

💵 Une enveloppe de BSPCE

🏃‍♀️ Un accès à 8000 salles de sport partout en France et plus de 300 activités de bien-être via notre partenaire Gymlib

💻 Un Mac

🎉 Nous pratiquons de nombreux sports ensemble et avons à cœur de nous réunir régulièrement autour d’événements d’entreprise tels que les Tech Days (qui permettent aux Pennylaners en remote de se réunir tous les 3 mois) ou notre séminaire d’entreprise qui a lieu une fois par an, et qui favorise de grands moments de cohésion pour toutes et tous.

Pour t'épanouir chez Pennylane, il faudra:

-Parler anglais (le niveau est évalué et apprécié en fonction du département auquel tu postules)

-Apprécier travailler dans un environnement en changement constant

-Faire de la collaboration une priorité au sein de son équipe ou avec d'autres parties prenantes

-Avoir un recul suffisant pour prioriser les actions à fort impact business dans son activité quotidienne.

Nous savons que certaines personnes sont moins susceptibles de postuler que d'autres si elles estiment ne pas remplir l'intégralité des critères.

Si tu hésites, nous t'encourageons à postuler quand même : qui sait, cela pourrait être le début d'une collaboration significative et durable !

Information importante à destination des candidat(e)s

Les tentatives d’arnaque au recrutement sont en hausse. Nous vous invitons à rester vigilant(e) lors de vos échanges.

Candidature uniquement via nos canaux officiels : postulez exclusivement via nos offres publiées sur nos supports officiels (site carrière, pages officielles partenaires).

Vérifiez systématiquement l’adresse e-mail de l’expéditeur : nos communications sont envoyées depuis des adresses professionnelles avec les domaine @pennylane.com ou @pennylane-partners.com .

Nous ne vous demanderons jamais de paiement, ni d’informations financières (coordonnées bancaires, paiement pour un entretien, achat de matériel, etc.) dans le cadre du recrutement.

Si une telle demande vous est faite, il s’agit d’une fraude. Nous vous invitons à ne pas répondre et à nous le signaler immédiatement."

Encourageant la diversité, équité et inclusion sous toutes ses formes, Pennylane offre un environnement de travail inclusif, bienveillant et propice à l’épanouissement, dans nos bureaux et en remote. Nous nous engageons à fournir les mêmes chances à tous nos candidats, indépendamment de leurs origines sociales et ethniques, genres, religions, orientations sexuelles ou handicaps.

🇫🇷 Données personnelles

Pennylane traite vos données pour gérer votre candidature et évaluer votre adéquation au poste. Si votre candidature n’aboutit pas, vos données peuvent être conservées 2 ans à compter de notre dernier échange ou de la clôture du recrutement afin de constituer & gérer un vivier de candidats. Vous pouvez vous opposer à tout moment et demander la suppression de vos données en écrivant à : dpo@pennylane.com.
Notre data policy

🇬🇧 Personal Data

Pennylane processes your data to manage your application and assess your suitability for the position. If your application is unsuccessful, your data may be retained for 2 years from our last exchange or the closing of the recruitment process, in order to build and manage a candidate pool. You may object at any time and request the deletion of your data by writing to dpo@pennylane.com. Learn more

🇩🇪 Personenbezogene Daten

Pennylane verarbeitet Ihre Daten, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten und Ihre Eignung für die Stelle zu beurteilen. Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich sein, können Ihre Daten bis zu 2 Jahre ab unserem letzten Austausch oder dem Abschluss des Rekrutierungsverfahrens gespeichert werden, um einen Kandidatenpool aufzubauen und zu verwalten. Sie können jederzeit Widerspruch einlegen und die Löschung Ihrer Daten beantragen, indem Sie an dpo@pennylane.com schreiben. Mehr erfahren