Operations Manager (Branch, Warehouse and Logistics) - Permanent Full-Time - Bilingual - Montreal QC

Company Description

Chit Chats' vision is to help Canadians deliver their goods to the world with postage at unbelievable prices. We are a fast growing entrepreneurial company making a huge impact to Canadian entrepreneurs and businesses. As ecommerce removes borders, we don’t want high Canadian postal rates to be a barrier to world commerce. We aim to remove these physical and financial restraints to create a seamless, borderless and boundless world of opportunity for Canadians.

If you relate with being Caring, Curious and Cheerful; we are looking forward to having you onboard! 

Job Description

The Role

We are looking for an experienced Operations Manager (Area Manager) to oversee our business operations in an assigned region. The Area Manager will be responsible for leading and managing daily operations to achieve business goals and maximize profitability. As an Area Manager, your duties also include guiding managers and staff in your region, setting performance objectives, evaluating and optimizing operational performance, ensuring regulatory and company standards are upheld, and preparing operations and financial reports.

To be successful as an Area Manager, you should be able to lead and manage people, ensure operations run smoothly, and achieve revenue targets. Ultimately, a top-notch Area Manager should be able to perform efficiently in a high-pressure environment and demonstrate excellent problem-solving and decision-making skills.

As the Area Manager, you are the front runner of our growth mission, responsible for opening new branches, and expanding the network according to the leadership team's strategic plan. You’re responsible for providing leadership, direction and support to Chit Chats’ managers,  branch leads, fleet, fulfillment and increase customer accessibility within your region. You provide oversight of the branches and drop spots in your region to be in line with the business strategy and company culture to achieve organization goals. You plan and drive operations to ensure results are consistent with compliance policies and the overall strategic direction for the organization. You play a key role in protecting the bottom line by owning the hiring, staffing and development and retention of talent in the branches in your purview. 

You report to the National Ops and Logistics Director, and manage or oversee Branch Leads, Fleet, Warehouse, Fulfillment, Supplies, as well as other initiatives, assignments and projects Chit Chats’ vision and goals. You will also work or collaborate with Ops Product Owner, Member Experience, Client Success, Compliance and Leadership to provide the support, training and optimizations needed to align your region with Chit Chats’ vision and goals. You are the voice and ear for clients across your region, reporting trends and feedback to management. You plan and drive operational excellence to ensure results are consistent with compliance policies and the overall strategic direction for the organization. 

Under the direction of the National Ops and Logistics Director, the Area Manager is responsible for overseeing the day-to-day processes, resource optimization and systems development related to warehouse sort, and fulfillment process. Key tasks include implementing operations systems and directing personnel to create a lean process improvement. This position will oversee the main operation hub in your regional hub. The individual acts as the dedicated liaison between your warehouse team and all related Chit Chats departments.

We consider every regional warehouse to be a well-oiled machine that operates with a client-centric mentality. To deliver on our promise to clients, we rely on exceptionally talented, bright, and committed people. This skilled multi-tasker will manage the receiving, handling, storing, picking, and packing activities of the warehouse, ensuring that quality standards are met or exceeded. The Area Manager must achieve inventory accuracy, coordinate order fulfillment, and track shipping times for millions of product orders every year. The ideal candidate is exceptionally detail-oriented and able to manage multiple facets of warehouse operations simultaneously.

Responsibilities 

• Achieving business goals and revenue targets.

• Overseeing daily operations, managing budgets, and setting performance objectives.

• Recruiting, training, and supporting managers and staff in your region, as well as conducting regular performance appraisals.

• Managing internal and external stakeholder relations and negotiating contracts as needed.

• Planning, evaluating, and optimizing operations to be efficient and cost-effective.

• Ensuring company standards and procedures are followed.

• Preparing and presenting monthly, quarterly, and annual statements, analyses, and reports of operations and finances.

• Dealing with and resolving escalated client issues, incident reports, and legal actions.

• Ensure optimal team health and performance in your region. Collaborate with your key stakeholders on hiring, training, onboarding and exit processes. Work closely to maintain high employee engagement, retention, performance, and address staff-related concerns.

• Accountable for your team performance and staffing plan. Review and monitor the performance of individuals in your team. Provide coaching, feedback and recognition in real-time, through regular 1:1s, quality assurance reviews and quarterly performance reviews. 

• Enforce compliance of maintenance, upkeep, cleanliness, appearance and safety of all facilities in your region. Ensure all branches comply with health and safety standards, labor laws and all company policies.

• Expenses/budget: Accountable for your region's  expenses, following protocol and headcount. Oversee the inventory and sales of business supplies and shipping supplies, returns.

• Lead and execute on branch network expansion strategic plan and make recommendations on how to improve the processes standardization and achieve consistent service levels and increase the sales volume with the help of operations excellence and sales teams.

• Cascade up/down communication: Complete daily check-in updates. Maintain open communication lines between leadership, managers and teams to ensure alignment and timely delivery of goals, projects and reports. 

• Generate and compile reports such as scheduling, investigation and escalation logs, shipment turnarounds for your region.

• Ensure that the warehouse operates at peak efficiency - with customer satisfaction the primary goal - by supervising, organizing, and training warehouse employees and establishing, monitoring, and managing operational goals

• Develop warehouse operations systems by determining product handling and storage requirements, equipment utilization, inventory, gate processes, and shipping methods

• Train and manage the warehouse team to solve day-to-day operational issues and reach short and long term performance goals

• Oversee daily operations while controlling and managing inventory and logistics

• Review and prepare workflows, staffing requirements, space allocations, equipment layouts, and action plans that meet company standards for productivity, quality, and client service

• Maintain a safe and healthy work environment by establishing and enforcing standards and procedures and by complying with legal regulations

• Take on extra tasks or projects based on organizational needs, including driver backup.

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Gestionnaire régional(e)

Le rôle

Nous sommes à la recherche d’un(e) gestionnaire régional(e) expérimenté(e) pour superviser nos activités commerciales dans une région assignée. Le ou la gestionnaire régional(e) sera responsable de diriger et de gérer les opérations quotidiennes afin d’atteindre les objectifs d’affaires et de maximiser la rentabilité. À ce titre, vos fonctions comprendront également l’encadrement des gestionnaires et du personnel de votre région, l’établissement d’objectifs de rendement, l’évaluation et l’optimisation de la performance opérationnelle, la conformité aux normes réglementaires et aux politiques de l’entreprise, ainsi que la préparation de rapports opérationnels et financiers.

Pour réussir dans ce rôle, vous devez être capable de diriger et de gérer des équipes, de veiller au bon déroulement des opérations et d’atteindre les objectifs de revenus. En fin de compte, un(e) excellent(e) gestionnaire régional(e) doit être capable de travailler efficacement dans un environnement sous pression et de démontrer d’excellentes aptitudes en résolution de problèmes et en prise de décision.

En tant que gestionnaire régional(e), vous êtes à l’avant-plan de notre mission de croissance, responsable de l’ouverture de nouvelles succursales et de l’expansion du réseau conformément au plan stratégique de l’équipe de direction. Vous êtes responsable de fournir leadership, orientation et soutien aux gestionnaires, aux responsables de succursale, aux équipes de flotte et d’exécution, tout en augmentant l’accessibilité pour les clients dans votre région. Vous assurez la supervision des succursales et des points de dépôt de votre région afin qu’ils soient alignés sur la stratégie d’affaires et la culture de l’entreprise, dans le but d’atteindre les objectifs organisationnels. Vous planifiez et dirigez les opérations afin d’assurer des résultats conformes aux politiques de conformité et à l’orientation stratégique globale de l’organisation. Vous jouez également un rôle clé dans la protection de la rentabilité en étant responsable de l’embauche, de la planification des effectifs, du développement et de la rétention des talents dans les succursales sous votre responsabilité.

Vous relevez du directeur national des opérations et de la logistique et supervisez ou gérez les responsables de succursale, la flotte, l’entrepôt, l’exécution des commandes et les fournitures, ainsi que diverses initiatives, mandats et projets liés à la vision et aux objectifs de Chit Chats. Vous collaborerez également avec le ou la responsable produit des opérations, les équipes Expérience membre, Réussite client, Conformité et Direction afin de fournir le soutien, la formation et les optimisations nécessaires pour aligner votre région sur la vision et les objectifs de Chit Chats. Vous êtes la voix et l’oreille des clients dans votre région, en signalant les tendances et les commentaires à la direction. Vous planifiez et favorisez l’excellence opérationnelle afin d’assurer des résultats conformes aux politiques de conformité et à l’orientation stratégique globale de l’organisation.

Sous la direction du directeur national des opérations et de la logistique, le ou la gestionnaire régional(e) est responsable de superviser les processus quotidiens, l’optimisation des ressources et le développement des systèmes liés au tri en entrepôt et au processus d’exécution des commandes. Les principales tâches comprennent la mise en œuvre de systèmes opérationnels et la gestion du personnel afin de créer des améliorations de processus allégés. Ce poste supervise le principal centre opérationnel de votre région. La personne agit comme liaison dédiée entre l’équipe de l’entrepôt et les différents services de Chit Chats.

Nous considérons chaque entrepôt régional comme une machine bien huilée fonctionnant avec une mentalité centrée sur le client. Pour tenir notre promesse envers les clients, nous comptons sur des personnes exceptionnellement talentueuses, brillantes et engagées. Ce ou cette multitâche qualifié(e) gérera les activités de réception, de manutention, d’entreposage, de préparation et d’emballage dans l’entrepôt, en veillant à ce que les normes de qualité soient respectées ou dépassées. Le ou la gestionnaire régional(e) doit assurer l’exactitude de l’inventaire, coordonner l’exécution des commandes et suivre les délais d’expédition pour des millions de commandes de produits chaque année. Le candidat ou la candidate idéal(e) est extrêmement attentif(ve) aux détails et capable de gérer simultanément plusieurs aspects des opérations d’entrepôt.

Responsabilités

• Atteindre les objectifs d’affaires et les cibles de revenus.

• Superviser les opérations quotidiennes, gérer les budgets et établir des objectifs de rendement.

• Recruter, former et soutenir les gestionnaires et le personnel de votre région, ainsi que réaliser des évaluations de rendement régulières.

• Gérer les relations avec les parties prenantes internes et externes et négocier des contrats au besoin.

• Planifier, évaluer et optimiser les opérations afin d’assurer efficacité et rentabilité.

• Veiller au respect des normes et procédures de l’entreprise.

• Préparer et présenter des rapports mensuels, trimestriels et annuels, ainsi que des analyses et des bilans des opérations et des finances.

• Traiter et résoudre les problèmes clients escaladés, les rapports d’incident et les dossiers juridiques.

• Assurer la santé et la performance optimales de l’équipe dans votre région. Collaborer avec les parties prenantes clés pour les processus d’embauche, de formation, d’intégration et de départ. Travailler étroitement pour maintenir un niveau élevé d’engagement des employés, de rétention et de performance, tout en traitant les préoccupations liées au personnel.

• Être responsable de la performance de votre équipe et du plan de dotation. Examiner et surveiller la performance des membres de l’équipe. Fournir du coaching, de la rétroaction et de la reconnaissance en temps réel, notamment lors de rencontres individuelles régulières, de vérifications d’assurance qualité et d’évaluations de rendement trimestrielles.

• Faire respecter les normes d’entretien, de propreté, d’apparence et de sécurité dans toutes les installations de votre région. S’assurer que toutes les succursales respectent les normes de santé et de sécurité, les lois du travail et les politiques de l’entreprise.

• Dépenses et budget : être responsable des dépenses de votre région en respectant les protocoles et les effectifs. Superviser l’inventaire et les ventes de fournitures d’entreprise et de fournitures d’affranchissement, ainsi que les retours.

• Diriger et mettre en œuvre le plan stratégique d’expansion du réseau de succursales et formuler des recommandations pour améliorer la normalisation des processus, assurer des niveaux de service cohérents et augmenter le volume des ventes avec l’aide des équipes d’excellence opérationnelle et des ventes.

• Communication ascendante et descendante : effectuer des mises à jour quotidiennes. Maintenir des canaux de communication ouverts entre la direction, les gestionnaires et les équipes afin d’assurer l’alignement et la livraison rapide des objectifs, des projets et des rapports.

• Produire et compiler des rapports tels que les horaires, les enquêtes, les journaux d’escalade et les délais de traitement des envois dans votre région.

• Veiller à ce que l’entrepôt fonctionne à son efficacité maximale — avec la satisfaction des clients comme objectif principal — en supervisant, organisant et formant les employés de l’entrepôt et en établissant, surveillant et gérant les objectifs opérationnels.

• Développer les systèmes d’opérations d’entrepôt en déterminant les exigences de manutention et d’entreposage des produits, l’utilisation de l’équipement, la gestion des stocks, les processus d’accès et les méthodes d’expédition.

• Former et gérer l’équipe d’entrepôt afin de résoudre les problèmes opérationnels quotidiens et d’atteindre les objectifs de rendement à court et à long terme.

• Superviser les opérations quotidiennes tout en contrôlant et en gérant les stocks et la logistique.

• Examiner et préparer les flux de travail, les besoins en personnel, l’allocation des espaces, l’aménagement des équipements et les plans d’action conformes aux normes de l’entreprise en matière de productivité, de qualité et de service aux clients.

• Maintenir un environnement de travail sécuritaire et sain en établissant et en appliquant des normes et procédures et en respectant les réglementations légales.

• Assumer des tâches ou projets supplémentaires selon les besoins organisationnels, y compris servir de remplaçant pour les chauffeurs.

Qualifications

• Possesses and consistently displays all Chit Chats values and leads by example

• A positive role model and representative of the Chit Chats brand

• Experienced in coaching and developing people and teams

• Excel in a fast paced environment and demonstrate effective time management

• Proven ability to problem solve. Independent thinker who can plan for and respond quickly to unforeseen circumstances

• Proficient in standard business office software and able to compile and review reports to see trends and make recommendations. 

• Able to manage the implementation of strategies from leadership, measure impact and recommend improvements to achieve collective objectives

• Excellent customer management, oral and written communication skills

• Some travel within Canada is required, regular travel within the region is required

• 2-5 Years relevant experience and educational background in Logistic, Transportation, SupplyChain Management, Hub Operations

• Experience in dispatching, resource optimization, coordination, and planning to meet client needs and reduce operational expenses

• Understanding of rules and regulations of cross-border shipping and ability to assist in resolving any issues that might arise in the process

• Strong interpersonal skills with a demonstrable ability to lead and manage staff from entry-level to management positions

• Excellent analytical, problem solving, planning and organizational skills, and excel in a fast paced environment and demonstrate effective time management

• Ability to work independently and handle multiple projects in a dynamic fast-paced environment with shifting priorities

• Strong verbal and written communication skills and the ability to communicate clearly,effectively and professionally.

• Team player who is willing to help develop the team, processes and protocols

• Strong working knowledge of the Occupational Health And Safety Act

Education and Experience

• College or Bachelor’s degree in Business Administration and/or Transportation, Logistics, Supply Chain Management or a related field preferred.

• Minimum 3-5 years industry experience with at least 3 years in a management role.

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• Posséder et démontrer constamment les valeurs de Chit Chats et montrer l’exemple.

• Être un modèle positif et un représentant de la marque Chit Chats.

• Expérience dans le coaching et le développement de personnes et d’équipes.

• Capacité à exceller dans un environnement rapide et à démontrer une gestion efficace du temps.

• Capacité éprouvée de résolution de problèmes et aptitude à planifier et à réagir rapidement aux situations imprévues.

• Maîtrise des logiciels bureautiques courants et capacité à compiler et analyser des rapports afin d’identifier des tendances et formuler des recommandations.

• Capacité à gérer la mise en œuvre de stratégies provenant de la direction, à mesurer leur impact et à recommander des améliorations pour atteindre les objectifs collectifs.

• Excellentes compétences en gestion de la clientèle et en communication orale et écrite.

• Certains déplacements au Canada sont requis, ainsi que des déplacements réguliers dans la région.

• 2 à 5 ans d’expérience pertinente et formation en logistique, transport, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou opérations de centre de tri.

• Expérience en répartition, optimisation des ressources, coordination et planification afin de répondre aux besoins des clients et réduire les dépenses opérationnelles.

• Compréhension des règles et réglementations liées à l’expédition transfrontalière et capacité d’aider à résoudre les problèmes pouvant survenir dans ce processus.

• Solides compétences interpersonnelles et capacité démontrée à diriger et gérer du personnel, des postes d’entrée aux postes de gestion.

• Excellentes compétences analytiques, organisationnelles et en planification.

• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs projets dans un environnement dynamique aux priorités changeantes.

• Excellentes compétences en communication verbale et écrite et capacité à communiquer clairement, efficacement et de façon professionnelle.

• Esprit d’équipe et volonté de contribuer au développement de l’équipe, des processus et des protocoles.

• Bonne connaissance de la Loi Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail.

Formation et expérience

• Diplôme collégial ou baccalauréat en administration des affaires, transport, logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou domaine connexe (préféré).

• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans l’industrie, dont au moins 3 ans dans un rôle de gestion.

Additional Information

Total Rewards and Compensation:
-Salary: Starting $70,000.00 per annum. 
-100% Employer paid Group Health, Dental and Vision Benefits (post 3 months)
-RRSP match and contribution.
-Paid Birthday Leave and Annual Bonus Vacation Grant.

We thank you for your application, but only those candidates selected for an interview will be contacted.

Please note that the successful candidate will be subject to reference and criminal background checks prior to employment.

As a federally regulated employer, Chit Chats Express fully supports the principles of employment equity and encourages all qualified members of the designated groups to apply.