Adjointe exécutive, Bureau de la présidence

Description de l'entreprise

Faites partie du voyage !

Notre mission, c’est d’être la compagnie aérienne préférée de notre clientèle et de notre équipe.

L’ouverture d’esprit, le souci des autres, l’intelligence au travail et surtout une bonne dose de plaisir nous permettent chaque jour d’accomplir de grandes choses. Notre engagement nous a valu le titre de meilleure compagnie aérienne de loisirs au monde à plusieurs reprises, et ce n'est que le début.

Envie de vous joindre à nous? Vous aurez la chance de profiter de privilèges voyage  exclusifs pour explorer le monde et créer des souvenirs inoubliables.  Vous aurez aussi l’occasion d’œuvrer dans des environnements de travail modernes et inspirants.

Description du poste

Sous la responsabilité de l’adjointe à la présidente et Cheffe de la direction, la titulaire du poste assure un soutien administratif, organisationnel et logistique de haut niveau au Bureau de la présidence. Elle contribue à la fluidité des opérations exécutives, au rayonnement de la PDG et au bon fonctionnement des activités institutionnelles.

Soutien administratif et organisationnel

• Gérer une partie de la correspondance et des invitations du Bureau de la présidence;
• Assurer l’exécution et le suivi de certaines activités liées à l’agenda de la PDG, selon les priorités et directives établies;
• Assurer le soutien administratif à l’agenda du chef de la direction financière (CFO);
• Préparer, réviser et mettre en forme des documents de niveau exécutif;
• Organiser les déplacements d’affaires;
• Préparer et traiter les notes de frais (CONCUR);
• Offrir un soutien administratif aux engagements de la PDG auprès de conseils d’administration externes;
• Coordonner les activités de fin de trimestre, incluant la collecte, le formatage, l’impression et les signatures requises;
• Optimiser et maintenir un classement structuré et efficace de la documentation sur OneDrive.
• Offrir un soutien administratif à l’équipe Finances (gestion des réunions, agendas, suivis RH, feuilles de temps);

Logistique et coordination du bureau

• Assurer la logistique quotidienne du Bureau de la présidence;
• Préparer, approvisionner et remettre en état les salles de réunion;
• Accueillir les invités externes et assurer une expérience professionnelle et soignée.

Communications et rayonnement

• Assurer l’application rigoureuse du protocole de reconnaissance de la PDG, en collaboration avec les Communications internes;
• Fournir un soutien administratif à la préparation du rapport trimestriel de la PDG;
• Assurer la gestion opérationnelle de la messagerie LinkedIn de la PDG.

Projets et initiatives

• Collaborer avec le Bureau des initiatives stratégiques afin d’assurer le suivi de projets et initiatives clés, en veillant au respect des échéanciers et à la qualité des livrables;
• En collaboration avec l’adjointe exécutive, participer à la coordination d’événements et d’initiatives philanthropiques.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou formation pertinente équivalente.
• Minimum de 5 ans d’expérience en soutien exécutif, idéalement auprès de la haute direction.
• Expérience dans un environnement complexe, matriciel ou en transformation.
• Excellentes compétences organisationnelles, sens des priorités et jugement professionnel.
• Approche proactive, rigoureuse et orientée solutions.
• Excellente maîtrise des outils MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams) et aisance démontrée avec les outils numériques collaboratifs et l’IA (ex. Copilot).
• Capacité à apprendre rapidement et à s’adapter aux nouvelles technologies.
• Maîtrise orale et écrite du français et de l’anglais*.

Informations complémentaires

Présence au bureau (300 léo-pariseau), 4 jours par semaine.

Télétravail 1 journée par semaine possible.

*Une bonne maîtrise du français est requise pour les postes au Québec. La personne en poste devra communiquer fréquemment en anglais, à l’oral et à l’écrit, avec des collègues, des clients ou d'autres parties prenantes, tant au Québec qu'à l’international.

Des outils d’intelligence artificielle sont utilisés pour l’analyse des candidatures, que ce soit pour trier ou présélectionner les profils en fonction de critères liés aux exigences du poste. Toutes les candidatures sont ensuite examinées par notre équipe de recrutement afin d’assurer un processus équitable et inclusif.

Équité en emploi

Transat s’est engagée à favoriser un milieu inclusif et respectueux où l’équité a primauté. Nous nous efforçons de manière à rassembler un effectif qui reflète la diversité de nos clients ainsi que des communautés dans lesquelles nous voyageons. Nous encourageons alors les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes avec des handicaps à soumettre leur candidature. Transat accommodera les personnes avec des handicaps tout au long du processus de sélection et d’embauche. Si vous avez besoin des mesures d’adaptation, communiquez avec nous afin que nous puissions ensemble combler vos besoins convenablement. 

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